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RM Selbsteinschätzung

Kurzbeschrieb:

Dieser Fragebogen erlaubt ihnen eine einfache Selbsteinschätzung zur aktuellen Records Management Situation in ihrem Unternehmen. Er basiert auf einem umfassenden Maturity Modell, in welchem die Stufen zur optimierten Anwendung von RM beschrieben sind. Wir verwenden dieses standardisierte Modell zur Entwicklung von kompetenten RM Organisationen.

[ zur Auswertung. . . ]

Voraussetzung:

Sie sollten über einen mehr oder weniger umfassenden Überblick über die RM Aktivitäten in ihrer Organisation verfügen.

Ziel dieser Selbsteinschätzung:

• Sie erhalten ein Profil, welches den Stand des RM in ihrem Unternehmen abbildet.
• Sie sehen zudem, welche Fragen zum Thema Records Management von Bedeutung sind.
• Sie erkennen den unmittelbaren Handlungsbedarf, bzw. können Bereiche identifizieren, in welchen sich Handlungsbedarf ergibt.
• Sie können die Beurteilung auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder anwenden, um die Abweichungen zu erkennen.
• Sie können mit einer Fachperson des KRM die wichtigen Themen identifizieren und ihren Handlungsbedarf ausformulieren.

Ablauf:

Nach Angabe ihrer Daten müssen sie sich zuerst überlegen, welchem Risikoprofil sie entsprechen, d.h. wir legen ihnen fünf Fragen vor, mit denen wir später ein Risiko Profil definieren. Sie erhalten dann eine Liste von Fragen, die sie gemäss einer Skala (Maturity Modell) von 0-4 zu bewerten haben.

Achtung: Die generische Skala des Maturity Modells geht bis maximal 5. Wir wissen aus Erfahrung, dass es in der IT keine System gibt, die Level 5 erreichen, selten wird Level 4 erreicht. Sollten sie der Meinung sein, dass dies bei ihnen nicht der Fall ist und sie durchaus Level 5 erreichen, möchten wir gerne mit ihnen sprechen (check@aufbewahrung.ch). Nach unserer Erfahrung pendeln die meisten Unternehmen zum Thema Records Management zwischen 0,5 und 3. Haben sie keine Antwort auf die Frage, setzen sie bitte 0 ein.

Stufen des Maturity Modells:

0. Nicht existent: keinerlei Verfahren definiert, Thema nicht erkannt und deshalb nicht adressiert
1. Initial: Thema wurde identifiziert, aber es wurden noch keine koordinierten Schritte unternommen. Wenn etwas gemacht wird dann auf ad hoc Basis, wer immer sich dem Thema annimmt, führt etwas aus.
2. Wiederholbar: Es wurde Verfahren entwickelt welche durch unterschiedliche Personen verwendet werden. Es gibt aber keine formalen Training oder Unterweisungen. Die Dokumentation ist meist "im Kopf" der Ausführenden und deshalb stark von ihnen abhängig.
3. Definiert: Die vorhandenen Verfahren sind standardisiert und auch dokumentiert. Die Verfahren werden geschult. Es erfolgt aber keine Nachkontrolle und es ist den Einzelnen überlassen, wie sie das Thema umsetzen. Die Verfahren basieren auf internen Vorgaben ("haben wir schon immer so gemacht").
4. Managed: Es ist möglich, die Abweichungen zu den Soll- Verfahren festzustellen. Es gibt Messverfahren und es ist auch möglich, eine konstante Verbesserung zu erzielen. Die Verfahren werde auch dauernd überprüft und wo notwendig, verbessert. Die Verfahren entsprechen mindestens "Good Practice = Durchschnittsniveau im vergleichbaren Umfeld" und sind zum Teil auch automatisiert.
5. Optimiert: Die Verfahren sind optimiert und entsprechen "Optimised Practice = Bestes Niveau im vergleichbaren Umfeld". Die Verfahren sind mit anderen Organisationen abgeglichen und entsprechen den Bedürfnissen des Unternehmens, sind effizient und effektiv. Die Prozesse sind zum grossen Teil automatisiert.

Auswertung

Sie erhalten ihr Profil in Form eines Radargraphs. Zusätzlich geben wir ihnen ein Anhaltspunkt, wo die "Best Practice" Linie in etwa liegt. Diese definiert sich über das Risikoprofi. Sie können so die Abweichungen gut analysieren.

 

[ Start der Analyse. . . ]